Добрый день всем . Совершенно не понимаю логику работы программы

Вопросов по постановке задач нет , а вот как сотрудник получает сообщение о поставленной задаче ?
Например , наша компания купила лицензию на 10 рабочих мест .
Я завел сотрудников , разослал им приглашение о вступлении в организацию .
Что им делать дальше после получения приглашения ? Скачивают программу , устанавливают .
Под какой учетной записью сотрудник должен входить в программу , чтобы увидеть поручение ?
Как редактировать статус задачи ? Растолкуйте , кто может )