Автор Тема: Светлана: Что я реально уже получила при использовании органайзера LeaderTask?  (Прочитано 3568 раз)

0 Пользователей и 1 Гость просматривают эту тему.

Оффлайн Егорычев Сергей

  • Администратор
  • Мастер
  • *****
  • Сообщений: 1217
  • Репутация +17/-8
    • Просмотр профиля
Друзья, нам всегда очень приятно получать от вас отзывы о наших продуктах!
Одобрение с вашей стороны заряжает нас позитивом, но еще более полезны замечания, критика, а также рассказы о том, как вы используете LeaderTask в своей деятельности и как он помогает решать насущные задачи.

Представляем отзыв Светланы, руководителя направления "Мороженое" одного из хладокомбинатов нашей необъятной Родины.
Отзыв с реальными снимками экрана и пояснениями; особенно будет полезен руководителям отделов и менеджерам проектов.



Что я реально уже получила при использовании органайзера LeaderTask?

В самом начале своего отзыва хотелось бы сказать большое спасибо тем, кто разработал и ведет деятельность по совершенствованию LeaderTask. И это не просто спасибо за какую либо красивую штучку, это осмысленная благодарность, а далее я объясню за что именно я благодарю.

Я руководитель одного из направлений холдинга, в моем подчинении, как и положено по нормативу управляемости 5 структурных единиц. И довольно много приходиться ставить задач и контролировать их исполнение подчиненными. Учитывать вопросы и задачи взаимодействия с другими структурами холдинга. Учитывать вопросы моего непосредственного руководителя. На эту всю бурно протекающую деятельность ложатся мероприятия годового планирования, ежемесячных встреч по итогам планирования, по стратегическим проектами ежедневным и еженедельным планеркам.

Outlook этой задачи не целиком решал, все не удавалось настроить там чтобы было видно проекты, задачи, и расписание. Project был нужен для того чтобы контролировать проекты компании за которое отвечало мое подразделение (и то отдельный проект, отдельный файл).И я жила как многие с двумя записными, outlook и массой записочек самой себе в будущее от самой себя в настоящем. И как это обычно бывает, я то записать забывала, то прочитать, то терялось что-либо от постоянного переписывания с листочка на листочек. Пыталась настроить OneNote, массу программок из инета по управлению временем – названия я даже и вспоминать боюсь. Но к LeaderTask все не обращалась – пугал попугайский интерфейс, и я и предположить не могла, что за внешней клоунской внешностью скрывается серьезная штука помогающая решать не менее серьезные задачи.

Итак, настал день когда очередной форум изучающих тайм менеджмент страждущих упорядочить свою деятельность привел меня к LeaderTask и я установила себе на выходных эту чудо программку. Как и учили гуру, сразу я не стала выкристаллизовывать систему, а просто начала вести свое расписание встреч плановых встреч и задач, по категориям. Надо сказать я давно изучила книгу Архангельского управление временем и с удовольствием реализовала (по средством приоритетов) раскраску задач: синяя жесткая встреча, зеленая бюджетируемая задача, и сиреневым текущие задачи. Дальше больше я внесла все наши встречи с сервера по регулярным встречам в течении месяца и очень была обрадована возможностям настроек – мне очень удобно, когда можно поставить среда 4ой недели месяца или вторник первой, ибо именно так гласят наши внутренние регламенты. Я настроила напоминалки когда какие отчеты надо подавать и жила в радостном предвкушении что не надо больше просматривать свою табличку. Эти возможности были очень удобны, единственный в них недостаток это то когдаты выставляешь ежедневную встречу то он заботливо расписывает его и на выходные и на праздники. И нет возможности убирать из расписания ежедневных встреч настройки командировок (т.е. нехватает аналога календаря в Project).

Смирившись с тем, что после каждого выходного и каждой командировки у меня будет список просроченных задач из ежедневных встреч, я решилась перетащить в LeaderTask все проекты. Заполнила в контактах всех исполнителей по задачам и разобралась с сортировкой. Стало еще удобнее жить. Каждый понедельник я вижу не только расписание встреч, не только текущие мои задачи, но и задачи по проектам, и могу контролировать подчиненных.

Спустя еще неделю я организовала категории согласно логике моих задач, а именно по названию структур входящих в мое подразделение и некие две категории «Мои задачи» и «Задачи на перспективу». В эти категории я перенесла с листиков и различных записных все задачи, которые относятся к этим структурам, в контакте поставила исполнителей и там, где было реально проставила сроки.



Настроила фильтры и стала применять это в своих планерках.



Стало жутко удобно, теперь как начинается планерка с руководителем той либо иной структуры я запускаю фильтр его задач и мы пробегаемся по ним, делаем отметки, добавляем подзадачи или задачи и закрываем исполненное. Теперь ни одна задача не теряется. Существенно выросла прозрачность и эффективность планерки, если раньше все было в записной, плюс project и еще масса записок. То сейчас все в одном месте единым пусть и не коротким списком, но прозрачности появилось больше. Теперь планерка проходит по четкой структуре – список вопросов из приоритетов «Клиенты», «текущие вопросы на контроле», «задачи из проектов», «исполнение решений собраний».



Более того по коммерческой структуре я создала задачи по названию клиентов и в качестве подзадач веду вопросы которые по нему надо решить. Еще конечно прошло мало времени, но я уверена, что даже клиенты почувствуют изменения, ибо не теряется ни один вопрос по ним. Хорошо бы было еще на основании письма делать задачу как это есть в Outlook, но вполне допускаю что это возможно, просто я еще не до конца освоилась.

Теперь после каждой планерки сотрудник уходит с распечатанным списком его задач. И точно знает, что я у него спрошу и когда. Некоторые сотрудники стали проявлять интерес к этой чудо программе.
Вот так выглядит планерка с одним из моих подчиненных.



Войдя во вкус, я внесла все вопросы, связанные со смежными подразделениями. И перед любой плановой встрече между подразделениями опять же благодаря фильтру я достаточно быстро могу распечатать список всех вопросов, которые относятся к тому или иному подразделению. Это удобно! Не надо отдельно готовиться ведь все вопросы ведутся в режиме онлайн. И надо просто распечатать задачи по фильтру: категория, исполнитель, состояние.

Я наконец-то смогла воплотить столь привлекательную для меня теорию TimeManagement в практику. Каждое утро, приходя на работу и заваривая свою любимую чашку чая, я читаю почту, просматриваю новости. И… настроившись на рабочий лад, открываю LeaderTask, проглядываю что день грядущий мне готовит и начинаю делать задачки по списку. Каждый час мне напоминают про перерыв, и в случае моей увлеченностью задачей мне напоминают о следующей. За месяц использования выстроенной мною системой в LeaderTaskя разгребла завалы с кучей задач, получила ясную картину того что и когда должна сделать я и мои подчиненные. И вечером уходя с работы, я правлю и планирую и перестраиваю приоритеты с учетом опыта прожитого дня у задач на завтра.

Общий срез по проектам, задачам я делаю по пятницам, планируя следующую неделю.

Сейчас есть еще задумки и потребности расставлять приоритеты внутри бюджетируемых задач. Но это уже оттачивание системы. Ведь, как известно, нет предела совершенству. А на текущий момент все вполне рабочее. Есть конечно масса идей что можно было бы сделать более usability в самой программе, что возможно изменить в моей структуре. Но это все уже относиться к тем 80% оставшимся действий, которые не дадут больше 20% результата. 80% результата я достигла – я воплотила в практику давнишнюю мечту видеть все в одном месте, структурно. И эффективно выполнять основные функции руководителя: планирование, организация и контроль. Хочу отметить, что LeaderTask для этого очень подходящий инструмент. Во всяком случае, на сегодняшний день.

Светлана,
Руководитель Направления «Мороженое»,
Хладокомбинат N
« Последнее редактирование: 08 Июля 2011, 17:47:03 от Евгений Морозов »